Det är viktigt för Uddevallahem att du som är hyresgäst eller bostadssökande hos oss känner dig trygg i hur vi hanterar dina personuppgifter. Vi har stor respekt för din integritet.
Vi hanterar dina personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen GDPR (General Data Protection Regulation), vars syfte är att reglera hanteringen av personuppgifter och stärka den enskildes integritet.
Dessa riktlinjer för hantering av personuppgifter är framtagen för att beskriva hur Uddevallahem samlar in och behandlar personuppgifter, och i vilket syfte de används. Riktlinjerna beskriver också dina rättigheter.
Vad är en personuppgift?
Personuppgifter är all information som kan användas för att identifiera en enskild person. Det kan vara namn, personnummer, postadress, e-postadress och telefonnummer, men också mer indirekta uppgifter som IP-adress och bilder.
Vem ansvarar för personuppgifterna?
Bostadsstiftelsen Uddevallahem (organisationsnummer 858500-2366), Box 344, 451 18 Uddevalla, är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter som vi gör själva eller som annat företag gör på vårt uppdrag.
Uddevallahems behandling av personuppgifter
Uddevallahem behandlar personuppgifter för att vi ska kunna utföra vårt arbete gentemot våra kunder. Det sker i olika syften, som att leverera tjänster, skicka avier och dela med oss av information till våra kunder.
Dina personuppgifter registreras hos oss när du ställer upp dig som bostadssökande. Vi behandlar dina personuppgifter när du erbjuds objekt, under tiden du är hyresgäst hos Uddevallahem samt en viss tid efter att du har flyttat.
Här följer en beskrivning av hur Uddevallahem behandlar personuppgifter i de olika stegen;
När du ställer dig i vår bostadskö
Under din tid som sökande samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att administrera din ansökan/intresseanmälan. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Uppgifterna ligger kvar så länge du står i vår kö. Om du inte önskar stå kvar i kön kan du begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter.
När du erbjuds en bostad
När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi till exempel uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna.
Under hyresförhållandet
När du blir kund hos Uddevallahem och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver.
Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta.
Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana.
Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig, samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig.
Dina personuppgifter kommer också att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag.
Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten.
När hyresförhållandet är slut
Uddevallahem kommer att gallra och rensa personuppgifter om dig när du flyttat från din lägenhet men vissa uppgifter måste vi spara i minst två år därefter som till exempel hyresavtalet, beslut från socialnämnd och studieintyg. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, till exempel betalningar, kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år.
Vem lämnar vi ut personuppgifter till?
Ibland behöver vi lämna ut personuppgifter till annat företag för att de ska kunna utföra det arbete vi anlitat dem för. Det kan till exempel gälla en entreprenör/leverantör som ska reparera något i din lägenhet, ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system. I de fallen upprättar Uddevallahem ett personuppgiftsbiträdesavtal med respektive företag för att säkerställa deras behandling av personuppgifter utifrån GDPR.
Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Vi kan även behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.
Hur länge sparar vi personuppgifter?
Personuppgifter sparas endast så länge personen är hyresgäst eller bostadssökande och det finns ett kundförhållande. Uddevallahem kan komma att spara uppgifterna längre tid om det finns skäl för att bevaka Uddevallahems rättsliga intressen.
Bilder där det finns samtyckesavtal kommer att bevaras tills vidare, om inte personen kräver att avtalet ska upphöra.
Dina rättigheter
Om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för marknadsföringsändamål kan du när som helst meddela oss detta. Du har rätt att få felaktiga uppgifter rättade. Du har också rätt att kräva att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter om du till exempel anser att de inte är korrekta. Du har rätt att få dina personuppgifter överförda till ett annat företag (dataportabilitet). Du har också rätt att klaga på hur vi behandlar dina personuppgifter till oss och till tillsynsmyndigheten, Datainspektionen. Det kan du göra om du tycker att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen.
Du har rätt att kostnadsfritt, en gång per kalenderår, begära ett registerutdrag från oss. Begäran ska göras skriftligen, vara undertecknad av dig, samt innehålla ditt namn och personnummer. För att säkerställa att vi lämnar ut information till rätt person begär vi också giltig ID-handling i samband med hanteringen.
Bostadsstiftelsen Uddevallahem
Maj 2018